Hasta hace unos días esta opción era desconocida para mi pero el tener que recuperar un email eliminado fue lo que me hizo investigar y encontrarme con la sorpresa de que Outlook disponía de esta opción, por lo que escribo esta nueva entrada de El Blog de la Informática 10 por si alguien se encuentra en el mismo caso y aún no se ha dado cuenta.
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Evitar bloqueo archivos adjuntos Outlook
Microsoft Outlook bloquea archivos adjuntos con las extensiones que podemos ver en la siguiente tabla de la página oficial de Microsoft Office.
Una forma de poder enviar esos tipos de archivos sin que Microsoft Outlook los bloqueé es comprimirlos por medio de WinRAR, WinZip o programa similar que “camufle” estos archivos.
Outlook: Marcar los mensajes
Además de organizar automáticamente los emails en carpetas, hay otra forma de diferenciarlos en función de la importancia que les queramos dar a cada mensaje.
Esto en Outlook lo podemos conseguir agregando a los mensajes marcas de colores.
Para ello, tan solo debemos hacer clic, con el botón derecho sobre el mensaje que queramos marcar y seleccionar la opción Seguimiento –> Marca (color).
Conocer la procedencia de un email
Para conocer la procedencia de un email que nos ha llegado a nuestro correo debemos conocer la dirección IP del ordenador que lo ha enviado.
Dependiendo del programa que estemos utilizando para visualizar el correo, tendremos varias formas de conocer esa dirección IP.
Programar envío de emails con Outlook
Muchas veces podemos estar escribiendo un mensaje y querer enviarlo dentro de dos horas, dos días … o meses.
Para poder programar el envío de emails con Outlook, debemos acceder a las opciones del propio mensaje en el momento que lo estamos escribiendo.
Pondré un ejemplo para que quede un poco más claro.
Abrimos Outlook y creamos un mensaje nuevo accediendo a la opción del menú Archivo –> Nuevo –> Mensaje.
En la barra de herramientas del editor que se abre al pulsar esta opción, comprobaremos que existe el botón Opciones.
Al pulsar este botón nos aparecerá la ventana de Opciones para mensajes que ya utilizamos en una entrada anterior de este blog
En esta pantalla lo que debemos hacer es activar la casilla No entregar antes del, y rellenar los apartados para la fecha y hora.
Una vez que hayamos escrito estos datos, pulsaremos el botón Cerrar, que aparece en la parte inferior de la pantalla, y continuaremos escribiendo el mensaje.
Cuando lo hayamos terminado de escribir pulsaremos el botón Enviar.
El mensaje se quedará en la bandeja de salida hasta que se sobrepase la fecha y hora indicados en las opciones del mensaje.
Cabe destacar que para que el envío se realice correctamente el programa Outlook debe estar abierto en el ordenador. Si Outlook no está abierto, el envío del mensaje se realizará en el momento de abrir el programa.
Importar los datos de Outlook
Realizados los pasos necesarios para crear esa copia de seguridad de los datos que tenemos almacenados en el programa Microsoft Office Outlook tal y como quedó explicado en la entrada Exportar los datos de Outlook, hoy le toca el turno a la acción contraria, Importar los datos de Outlook, es decir, restaurar toda la información (mensajes, contactos, citas, etc…) que teníamos almacenada en el programa antes de realizar el formateo o cualquier otra acción.
En primer lugar abrimos el programa y accedemos a la opción del menú Archivo –> Importar y exportar.
En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Importar de otro programa o archivo y pulsamos el botón Siguiente.
A continuación, seleccionamos el formato del archivo, en este caso, Archivo de carpetas personales (*.pst)
Ya solo nos queda indicarle dónde tenemos guardado el archivo PST que contiene toda la información que teníamos almacenada anteriormente en Microsoft Office Outlook.
Con esto, nuestro Outlook quedará tal y como lo teníamos antes de realizar el formateo o acción que nos haya llevado a tener que pasar los datos.
Exportar los datos de Outlook
En alguna ocasión por unas o por otras razones necesitaremos almacenar los datos, es decir, mensajes, contactos, tareas, citas, etc… que tenemos en Microsoft Outlook bien porque lo vayamos a alojar en otro ordenador, porque vayamos a formatear el nuestro o bien porque simplemente queramos tener una copia de seguridad de nuestro correo.
Para esto lo que tenemos que hacer es exportar a un archivo PST los datos de Microsoft Office Outlook.
Para ello, abrimos dicho programa y accedemos a la opción del menú Archivo –> Importar y exportar.
En la siguiente ventana, seleccionaremos el tipo de archivo que queremos crear que, en este caso, será Archivo de carpetas personales (*.pst). Seleccionada esta opción, pulsaremos el botón Siguiente para avanzar a una nueva pantalla.
Como podemos ver en la imagen, en esta pantalla seleccionaremos los elementos de los que queremos realizar esta copia. Si queremos realizarlo de todos los elementos, es decir, mensajes de correo, contactos, fuentes RSS, etc… lo que haremos será seleccionar el elemento principal de la lista.
Además, en el caso de que tengamos creadas carpetas para organizar nuestro correo, será necesario también activar la casilla Incluir subcarpetas que podéis ver en la parte inferior de esta ventana.
Para terminar, seleccionaremos la ubicación del archivo PST además de poder elegir si queremos que, en el caso de que se encuentre otro archivo PST, se creen datos duplicados, si no queremos que se creen o bien si queremos que sean reemplazados los datos duplicados por los que vamos a exportar.
Hecho esto, solo nos hace falta pulsar el botón Finalizar para terminar esta copia de nuestros datos de Microsoft Office Outlook.
La siguiente entrada del blog la dedicaré justo al paso siguiente, es decir, a Importar los datos de Outlook para recuperar toda la información que teníamos en el programa antes de realizar ese formateo.
Configurar cuenta de Gmail en Outlook
En esta nueva entrada os enseñaré cómo configurar la cuenta de Gmail en Microsoft Office Outlook 2003.
En primer lugar, accedemos al menú Herramientas –> Cuentas de correo electrónico.
En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulsamos el botón Siguiente.
La siguiente ventana es donde tendremos que seleccionar el tipo de servidor que utiliza las cuentas de Gmail. En este caso, seleccionaremos la opción POP3 y pulsaremos de nuevo el botón Siguiente.
La última ventana es donde tendremos que realizar la configuración de la cuenta, es decir, dirección de correo, nombre de usuario, contraseña, servidores, etc…
A continuación os dejo los datos necesarios para el caso de Gmail.
- Su nombre: es el nombre que queremos que aparezca al enviar nuestros mensajes de correo electrónico.
- Dirección de correo electrónico: es el nombre de la dirección de nuestra cuenta de Gmail, por ejemplo deberíamos escribir, nombreusuario@gmail.com
- Servidor de correo entrante (POP3): es la dirección del servidor de entrada de Gmail. Aquí tenemos que escribir pop.gmail.com
- Servidor de correo saliente (SMTP): es la dirección del servidor de salida de Gmail. Este dato lo deberíamos rellenar con smtp.gmail.com
- Nombre de usuario: debemos escribir de nuevo nuestra dirección de correo electrónico de Gmail, por ejemplo, nombreusuario@gmail.com
- Contraseña: aquí escribiremos la contraseña de nuestra cuenta.
Hecho esto, pulsaremos en el botón Más configuraciones.
Seleccionamos la ficha Servidor de salida, activamos la casilla Mi servidor de salida (SMTP) requiere autentificación y dejamos seleccionada la opción, que aparece marcada por defecto, Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada.
Para terminar, en esta misma ventana, hacemos clic sobre la ficha Avanzadas.
En esta ficha, activamos la casilla Este servidor requiere una conexión cifrada (SSL) tanto del apartado Servidor de entrada como del Servidor de salida.
Por último, modificamos el puerto del Servidor de Salida para que sea el 465. y pulsamos el botón Aceptar.
Finalmente, podemos pulsar el botón Probar la configuración de la cuenta para comprobar que la cuenta está correctamente configurada. Si es así, la ventana que nos debería aparecer sería la siguiente.
Ordenar correo automáticamente en carpetas con Microsoft Office Outlook
Tal y como escribí ayer, hoy os explicaré cómo configurar el correo para que se ordene en carpetas automáticamente utilizando Microsoft Office Outlook.
Lo primero que tendremos que hacer será abrir Microsoft Office Outlook y acceder a la opción del menú Herramientas -> Reglas y alertas.
Como ejemplo, voy a añadir una regla que mueve los mensajes con una determinada dirección de correo a una carpeta.
Para ello, en el primer paso de la ventana anterior seleccionaremos la opción De personas o lista de distribución y, en el segundo paso, haremos clic en Personas o lista de distribución.
En la ventana siguiente, seleccionaremos el contacto y pulsaremos el botón Aceptar. Si no tenemos el contacto creado, lo podremos añadir pulsando el botón Avanzadas -> Nuevo.
Al pulsar el botón Aceptar, nos aparecerá de nuevo la pantalla anterior y haremos clic sobre el botón Siguiente.
En esta nueva pantalla, seleccionaremos, en el paso 1, la opción Mover a la carpeta especificada y, en el paso 2, haremos clic sobre el enlace Especificada para seleccionar la carpeta a la que queremos mover el mensaje que tenga la dirección especificada en los anteriores pasos del asistente.
Hecho esto, podremos pulsar el botón Finalizar para dar por concluída la creación de esta regla.
Lo primero que tendremos que hacer será abrir Microsoft Office Outlook y acceder a la opción del menú Herramientas -> Reglas y alertas.
En la pantalla que nos aparecerá al pulsar sobre esta opción, haremos clic sobre el botón Nueva regla que lo tenemos en la ficha Reglas de correo electrónico.
En esta ventana, podemos seleccionar si queremos crear una regla en blanco o a partir de una plantilla. En este caso, utilizaré la segunda opción, iniciar desde una regla en blanco, ya que la opción de crearla a partir de una plantilla es bastante fácil y la podéis sacar vosotros mismos.
Al seleccionar la opción Iniciar desde una regla en blanco, nos aparecerán las siguientes opciones en pantalla.
Como queremos ordenar los mensajes que nos lleguen a nuestro correo, dejaremos seleccionada la opción Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsaremos el botón Siguiente.
En esta ventana, podemos seleccionar si queremos crear una regla en blanco o a partir de una plantilla. En este caso, utilizaré la segunda opción, iniciar desde una regla en blanco, ya que la opción de crearla a partir de una plantilla es bastante fácil y la podéis sacar vosotros mismos.Al seleccionar la opción Iniciar desde una regla en blanco, nos aparecerán las siguientes opciones en pantalla.
Como queremos ordenar los mensajes que nos lleguen a nuestro correo, dejaremos seleccionada la opción Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsaremos el botón Siguiente.Para ello, en el primer paso de la ventana anterior seleccionaremos la opción De personas o lista de distribución y, en el segundo paso, haremos clic en Personas o lista de distribución.
En la ventana siguiente, seleccionaremos el contacto y pulsaremos el botón Aceptar. Si no tenemos el contacto creado, lo podremos añadir pulsando el botón Avanzadas -> Nuevo.
Al pulsar el botón Aceptar, nos aparecerá de nuevo la pantalla anterior y haremos clic sobre el botón Siguiente.Hecho esto, podremos pulsar el botón Finalizar para dar por concluída la creación de esta regla.
Opciones de seguimiento para mensajes
Desde Microsoft Office Outlook, podemos realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico que enviamos.
¿A qué me refiero con esto de realizar un seguimiento? Bien fácil, a saber si el mensaje ha llegado al buzón de la persona a la que se lo estamos enviando y si ésta lo ha leído.
Para activar estas opciones de seguimiento, abrimos Microsoft Office Outlook y accedemos a la opción del menú Herramientas -> Opciones.
En la ventana que nos aparece, pulsaremos sobre el botón Opciones de correo electrónico
a continuación, haremos clic sobre el botón Opciones de seguimiento
y activaremos las casillas Confirmación de entrega, que nos permitirá conocer el resultado del envío, y Confirmación de lectura, que nos permitirá saber cuando ha sido leído el mensaje.
¿A qué me refiero con esto de realizar un seguimiento? Bien fácil, a saber si el mensaje ha llegado al buzón de la persona a la que se lo estamos enviando y si ésta lo ha leído.
Para activar estas opciones de seguimiento, abrimos Microsoft Office Outlook y accedemos a la opción del menú Herramientas -> Opciones.
En la ventana que nos aparece, pulsaremos sobre el botón Opciones de correo electrónico
a continuación, haremos clic sobre el botón Opciones de seguimiento
y activaremos las casillas Confirmación de entrega, que nos permitirá conocer el resultado del envío, y Confirmación de lectura, que nos permitirá saber cuando ha sido leído el mensaje.
Configurar cuenta de Hotmail en Outlook
Para configurar una cuenta de Hotmail en Microsoft Office Outlook, necesitaremos instalar el complemento Microsoft Office Outlook Connector.
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