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Recuperar emails eliminados en Outlook

Hasta hace unos días esta opción era desconocida para mi pero el tener que recuperar un email eliminado fue lo que me hizo investigar y encontrarme con la sorpresa de que Outlook disponía de esta opción, por lo que escribo esta nueva entrada de El Blog de la Informática 10 por si alguien se encuentra en el mismo caso y aún no se ha dado cuenta.

Recuperar emails eliminados en Outlook - imagen principal del post

Yahoo actividad de inicio de sesión

Hoy os traigo una entrada relacionada con el correo y, más concretamente, con el de Yahoo.

Os explicaré tal y como hice un día con el correo de Gmail, cómo ver la actividad de inicio de sesión de nuestra cuenta de correo de Yahoo.

Yahoo actividad de inicio de sesión

Crear firma HTML para correo

Tal y como os expliqué en la entrada anterior del blog, enviar emails sin archivos adjuntos, es posible la utilización de código HTML para la creación de mensajes y, como es el caso de esta entrada, para crear firmas de correo sin que los archivos que utilicemos en ella vayan adjuntos en el propio mensaje.

Dado que la creación de la firma HTML para el correo depende de la creatividad de cada uno, en lo que haré más hincapié será en explicar donde se encuentra esta opción en los proveedores de correo más habituales.

Enviar emails sin archivos adjuntos

Muchos emails de publicidad o newsletters nos llegan con imágenes pero sin archivos adjuntos. Esto es justamente lo que aprenderéis a hacer en esta nueva entrada de El blog de la informática 10.

En primer lugar tendremos que alojar las imágenes en algún servidor, como puede ser SkyDrive de Windows Live, para poder conseguir la dirección URL de la propia imagen.

Una vez que tengamos la dirección URL de la imagen, abriremos el correo (como ejemplo utilizaré Hotmail) y pulsaremos en la opción para crear un nuevo mensaje.

Evitar bloqueo archivos adjuntos Outlook

Microsoft Outlook bloquea archivos adjuntos con las extensiones que podemos ver en la siguiente tabla de la página oficial de Microsoft Office.

Evitar bloqueo archivos adjuntos en Outlook

Una forma de poder enviar esos tipos de archivos sin que Microsoft Outlook los bloqueé es comprimirlos por medio de WinRAR, WinZip o programa similar que “camufle” estos archivos.

Unificar varias cuentas de correo en una sola

Una opción bastante útil es la de poder unificar varias cuentas de correo en una sola, es decir, poder recibir los mensajes de todas las cuentas en una misma bandeja de entrada.

Ya que en la actualidad hay bastantes proveedores de correo, en esta entrada del blog os explicaré cómo hacerlo para los más habituales como pueden ser Hotmail, Yahoo y Gmail.

Importar contactos de Facebook a Yahoo

Yahoo nos ofrece una nueva posibilidad, importar los contactos de Facebook a nuestra cuenta de correo.

Para ello, una vez que hemos accedido a nuestra cuenta, pulsaremos en Contactos.

Importar contactos de Facebook a Yahoo

Gmail: últimos inicio de sesión

Una opción bastante interesante que tiene Gmail es mirar los últimos inicio de sesión o actividad que ha tenido nuestra cuenta de correo.

De esta forma podremos saber si alguien ha accedido con nuestra cuenta de correo o no.

Para comprobarlo, solo tenemos que acceder a la página principal de Gmail e introducir los datos de nuestra cuenta.

Una vez que hemos accedido a nuestra cuenta, nos fijamos en la información que muestra la parte inferior de la ventana.

Outlook: Marcar los mensajes

Además de organizar automáticamente los emails en carpetas, hay otra forma de diferenciarlos en función de la importancia que les queramos dar a cada mensaje.

Esto en Outlook lo podemos conseguir agregando a los mensajes marcas de colores.

Para ello, tan solo debemos hacer clic, con el botón derecho sobre el mensaje que queramos marcar y seleccionar la opción Seguimiento –> Marca (color).

Encriptar contraseñas

En esta entrada os enseñaré un método bastante sencillo de encriptar contraseñas.

Como os expliqué en la entrada Crear contraseñas seguras, una contraseña segura debe alternar letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales.

Bien es cierto que hay gente que pone contraseñas que cumplen esta característica pero al cabo del tiempo acaban olvidándolas debido a la dificultad de las mismas.

Conocer la procedencia de un email

Para conocer la procedencia de un email que nos ha llegado a nuestro correo debemos conocer la dirección IP del ordenador que lo ha enviado.

conocer la procedencia de un email - imagen principal del post

Dependiendo del programa que estemos utilizando para visualizar el correo, tendremos varias formas de conocer esa dirección IP.

Crear contraseñas seguras

Una de las preocupaciones más comunes nos ocurre cuando tenemos que pensar en una “buena” contraseña.

Claro está que lo primero que pensamos es algo que sea fácil de recordar como puede ser nuestra fecha de nacimiento, el nombre de nuestra mascota, lugar de nacimiento, iniciales del nombre, etc…

Todo esto, como he dicho antes, es fácil de recordar para nosotros, pero para alguien que nos conozca también.

Justo por este motivo tenemos que pensar en crear una contraseña segura.

Las contraseñas seguras se forman alternando letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales como pueden ser @, #, &, etc…

Por ejemplo, una contraseña segura sería A1b5#T6&x2j@8

Como podéis ver hay un buen número de caracteres y se alternan letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales.

Es cierto que este tipo de contraseñas suelen ser difíciles de recordar, pero también os digo que son las más seguras que podéis utilizar para vuestra cuenta de correo electrónico, cuenta de inicio de sesión de vuestro ordenador, datos de acceso a la cuenta bancaria, etc…

Otra forma de poner contraseñas seguras es encriptándolas, pero esa entrada la reservaré para otro día.

Programar envío de emails con Outlook

Muchas veces podemos estar escribiendo un mensaje y querer enviarlo dentro de dos horas, dos días … o meses.

Para poder programar el envío de emails con Outlook, debemos acceder a las opciones del propio mensaje en el momento que lo estamos escribiendo.

Pondré un ejemplo para que quede un poco más claro.

Abrimos Outlook y creamos un mensaje nuevo accediendo a la opción del menú Archivo –> Nuevo –> Mensaje.

En la barra de herramientas del editor que se abre al pulsar esta opción, comprobaremos que existe el botón Opciones.

Programar envío de emails con Outlook

Al pulsar este botón nos aparecerá la ventana de Opciones para mensajes que ya utilizamos en una entrada anterior de este blog

Programar envío de emails con Outlook

En esta pantalla lo que debemos hacer es activar la casilla No entregar antes del, y rellenar los apartados para la fecha y hora.

Una vez que hayamos escrito estos datos, pulsaremos el botón Cerrar, que aparece en la parte inferior de la pantalla, y continuaremos escribiendo el mensaje.

Cuando lo hayamos terminado de escribir pulsaremos el botón Enviar.

El mensaje se quedará en la bandeja de salida hasta que se sobrepase la fecha y hora indicados en las opciones del mensaje.

Cabe destacar que para que el envío se realice correctamente el programa Outlook debe estar abierto en el ordenador. Si Outlook no está abierto, el envío del mensaje se realizará en el momento de abrir el programa.

Importar los datos de Outlook

Realizados los pasos necesarios para crear esa copia de seguridad de los datos que tenemos almacenados en el programa Microsoft Office Outlook tal y como quedó explicado en la entrada Exportar los datos de Outlook, hoy le toca el turno a la acción contraria, Importar los datos de Outlook, es decir, restaurar toda la información (mensajes, contactos, citas, etc…) que teníamos almacenada en el programa antes de realizar el formateo o cualquier otra acción.

En primer lugar abrimos el programa y accedemos a la opción del menú Archivo –> Importar y exportar.

Importar los datos de Outlook

En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Importar de otro programa o archivo y pulsamos el botón Siguiente.

A continuación, seleccionamos el formato del archivo, en este caso, Archivo de carpetas personales (*.pst)

Importar los datos de Outlook

Ya solo nos queda indicarle dónde tenemos guardado el archivo PST que contiene toda la información que teníamos almacenada anteriormente en Microsoft Office Outlook.

Importar los datos de Outlook

Con esto, nuestro Outlook quedará tal y como lo teníamos antes de realizar el formateo o acción que nos haya llevado a tener que pasar los datos.

Exportar los datos de Outlook

En alguna ocasión por unas o por otras razones necesitaremos almacenar los datos, es decir, mensajes, contactos, tareas, citas, etc… que tenemos en Microsoft Outlook bien porque lo vayamos a alojar en otro ordenador, porque vayamos a formatear el nuestro o bien porque simplemente queramos tener una copia de seguridad de nuestro correo.

Para esto lo que tenemos que hacer es exportar a un archivo PST los datos de Microsoft Office Outlook.

Para ello, abrimos dicho programa y accedemos a la opción del menú Archivo –> Importar y exportar.

Exportar los datos de OutlookEn la ventana que nos aparece al pulsar esta opción seleccionaremos Exportar a un archivo y pulsaremos el botón Siguiente.

Exportar los datos de Outlook

En la siguiente ventana, seleccionaremos el tipo de archivo que queremos crear que, en este caso, será Archivo de carpetas personales (*.pst). Seleccionada esta opción, pulsaremos el botón Siguiente para avanzar a una nueva pantalla.

Exportar los datos de Outlook

Como podemos ver en la imagen, en esta pantalla seleccionaremos los elementos de los que queremos realizar esta copia. Si queremos realizarlo de todos los elementos, es decir, mensajes de correo, contactos, fuentes RSS, etc… lo que haremos será seleccionar el elemento principal de la lista.
Además, en el caso de que tengamos creadas carpetas para organizar nuestro correo, será necesario también activar la casilla Incluir subcarpetas que podéis ver en la parte inferior de esta ventana.

Exportar los datos de Outlook

Para terminar, seleccionaremos la ubicación del archivo PST además de poder elegir si queremos que, en el caso de que se encuentre otro archivo PST, se creen datos duplicados, si no queremos que se creen o bien si queremos que sean reemplazados los datos duplicados por los que vamos a exportar.

Hecho esto, solo nos hace falta pulsar el botón Finalizar para terminar esta copia de nuestros datos de Microsoft Office Outlook.

La siguiente entrada del blog la dedicaré justo al paso siguiente, es decir, a Importar los datos de Outlook para recuperar toda la información que teníamos en el programa antes de realizar ese formateo.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

En esta nueva entrada os enseñaré cómo configurar la cuenta de Gmail en Microsoft Office Outlook 2003.

En primer lugar, accedemos al menú Herramientas –> Cuentas de correo electrónico.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulsamos el botón Siguiente.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

La siguiente ventana es donde tendremos que seleccionar el tipo de servidor que utiliza las cuentas de Gmail. En este caso, seleccionaremos la opción POP3 y pulsaremos de nuevo el botón Siguiente.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

La última ventana es donde tendremos que realizar la configuración de la cuenta, es decir, dirección de correo, nombre de usuario, contraseña, servidores, etc…

A continuación os dejo los datos necesarios para el caso de Gmail.

  • Su nombre: es el nombre que queremos que aparezca al enviar nuestros mensajes de correo electrónico.
  • Dirección de correo electrónico: es el nombre de la dirección de nuestra cuenta de Gmail, por ejemplo deberíamos escribir, nombreusuario@gmail.com
  • Servidor de correo entrante (POP3): es la dirección del servidor de entrada de Gmail. Aquí tenemos que escribir pop.gmail.com
  • Servidor de correo saliente (SMTP): es la dirección del servidor de salida de Gmail. Este dato lo deberíamos rellenar con smtp.gmail.com
  • Nombre de usuario: debemos escribir de nuevo nuestra dirección de correo electrónico de Gmail, por ejemplo, nombreusuario@gmail.com
  • Contraseña: aquí escribiremos la contraseña de nuestra cuenta.

Hecho esto, pulsaremos en el botón Más configuraciones.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

Seleccionamos la ficha Servidor de salida, activamos la casilla Mi servidor de salida (SMTP) requiere autentificación y dejamos seleccionada la opción, que aparece marcada por defecto, Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada.

Para terminar, en esta misma ventana, hacemos clic sobre la ficha Avanzadas.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

En esta ficha, activamos la casilla Este servidor requiere una conexión cifrada (SSL) tanto del apartado Servidor de entrada como del Servidor de salida.

Por último, modificamos el puerto del Servidor de Salida para que sea el 465. y pulsamos el botón Aceptar.

Finalmente, podemos pulsar el botón Probar la configuración de la cuenta para comprobar que la cuenta está correctamente configurada. Si es así, la ventana que nos debería aparecer sería la siguiente.

Configurar cuenta de Gmail en Outlook

Ordenar correo automáticamente en carpetas con Microsoft Office Outlook

Tal y como escribí ayer, hoy os explicaré cómo configurar el correo para que se ordene en carpetas automáticamente utilizando Microsoft Office Outlook.

Lo primero que tendremos que hacer será abrir Microsoft Office Outlook y acceder a la opción del menú Herramientas -> Reglas y alertas.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook
En la pantalla que nos aparecerá al pulsar sobre esta opción, haremos clic sobre el botón Nueva regla que lo tenemos en la ficha Reglas de correo electrónico.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office OutlookEn esta ventana, podemos seleccionar si queremos crear una regla en blanco o a partir de una plantilla. En este caso, utilizaré la segunda opción, iniciar desde una regla en blanco, ya que la opción de crearla a partir de una plantilla es bastante fácil y la podéis sacar vosotros mismos.

Al seleccionar la opción Iniciar desde una regla en blanco, nos aparecerán las siguientes opciones en pantalla.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook Como queremos ordenar los mensajes que nos lleguen a nuestro correo, dejaremos seleccionada la opción Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsaremos el botón Siguiente.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook
Como ejemplo, voy a añadir una regla que mueve los mensajes con una determinada dirección de correo a una carpeta.

Para ello, en el primer paso de la ventana anterior seleccionaremos la opción De personas o lista de distribución y, en el segundo paso, haremos clic en Personas o lista de distribución.

En la ventana siguiente, seleccionaremos el contacto y pulsaremos el botón Aceptar. Si no tenemos el contacto creado, lo podremos añadir pulsando el botón Avanzadas -> Nuevo.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office OutlookAl pulsar el botón Aceptar, nos aparecerá de nuevo la pantalla anterior y haremos clic sobre el botón Siguiente.

Ordenar correo automáticamente en carpetas en Microsoft Office Outlook
En esta nueva pantalla, seleccionaremos, en el paso 1, la opción Mover a la carpeta especificada y, en el paso 2, haremos clic sobre el enlace Especificada para seleccionar la carpeta a la que queremos mover el mensaje que tenga la dirección especificada en los anteriores pasos del asistente.

Hecho esto, podremos pulsar el botón Finalizar para dar por concluída la creación de esta regla.

Ordenar correo de Hotmail automáticamente en carpetas

Esta nueva entrada estará dedicada a ordenar los mensajes del correo de Hotmail automáticamente en carpetas.

Para ello, accedemos a nuestro correo a través de la web, nos fijamos en la parte superior derecha de la ventana y hacemos clic sobre el enlace Opciones -> Más opciones.

Ordenar correo de Hotmail automáticamente en carpetasEn la ventana que nos aparece, nos fijamos en la categoría Personaliza tu correo y hacemos clic sobre el enlace Ordenar automáticamente el correo electrónico en carpetas.

A continuación, hacemos clic sobre el enlace Nuevo filtro con lo que nos aparecerá la siguiente pantalla.

Ordenar correo de Hotmail automáticamente en carpetasEn el primer paso, tendremos que seleccionar el criterio para el filtro, como que la dirección sea una determinada, el asunto, etc...

Una vez elegido el criterio, en el segundo paso, decidiremos la carpeta donde se moverá automáticamente el mensaje que cumpla el criterio establecido anteriormente.

Hecho esto, solo nos hace falta pulsar el botón Guardar.

La siguiente entrada del blog la dedicaré a realizar este mismo paso pero utilizando el programa Microsoft Office Outlook.

Antes de terminar, para los que quieran configurar el correo de Hotmail en Microsoft Office Outlook lo podéis consultar en esta entrada anterior del blog.

Opciones de seguimiento para mensajes

Desde Microsoft Office Outlook, podemos realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico que enviamos.

¿A qué me refiero con esto de realizar un seguimiento? Bien fácil, a saber si el mensaje ha llegado al buzón de la persona a la que se lo estamos enviando y si ésta lo ha leído.

Para activar estas opciones de seguimiento, abrimos Microsoft Office Outlook y accedemos a la opción del menú Herramientas -> Opciones.

Opciones de seguimiento para mensajesEn la ventana que nos aparece, pulsaremos sobre el botón Opciones de correo electrónico

Opciones de seguimiento para mensajesa continuación, haremos clic sobre el botón Opciones de seguimiento

Opciones de seguimiento para mensajesy activaremos las casillas Confirmación de entrega, que nos permitirá conocer el resultado del envío, y Confirmación de lectura, que nos permitirá saber cuando ha sido leído el mensaje.

Enviar presentación de powerpoint con vídeos por email

El otro día me llegó una pregunta al email sobre cómo insertar los vídeos en una presentación de Microsoft PowerPoint para que ésta pueda ser enviada por correo y que el usuario reciba los vídeos.

Lo primero aclarar que, a día de hoy, Microsoft Powerpoint no tiene la opción para poder incrustar los vídeos en la presentación tal y como lo hacíamos con los sonidos.

¿Cómo lo podemos solucionar?
Se puede hacer de varias formas: adjuntando los vídeos como archivos independientes en el propio mensaje que mandamos, utilizando la opción Empaquetar para CD-ROM que dispone PowerPoint o convirtiendo la presentación a vídeo.

Dado que el usuario lo que quiere normalmente es enviar un solo archivo que englobe todo, y las dos primeras opciones que os he citado no hacen esto, me centraré en la última, la de convertir la presentación de PowerPoint a vídeo.

Para ello, tenemos varios programas que hacen esta función como por ejemplo PowerPoint to Video v1.3.0, ppt2dvd, presentation to video converter, programas gratuitos de softonic o incluso cualquiera que nos permita grabar la actividad en pantalla de nuestro ordenador.

Antes de terminar, aclarar que estos programas nos sirven si ya tenemos creada la presentación en powerpoint, pero si aún no la tenemos creada, os aconsejo utilizar el programa Windows Movie Maker cuyo funcionamiento quedó explicado en esta entrada anterior del blog.